Hoe bouw je een schaalbaar bedrijf?

FundamentStrategie & GroeiTools & Trends

10 nov

De meeste ondernemers die online werkzaam zijn, willen dat dingen geautomatiseerd verlopen zodat klanten direct verder kunnen. Een logisch vervolg is dat je vroeg of laat in een fase komt met de wens om je aanbod deels op te schalen.

Opschalen is een term die regelmatig voorbijkomt, maar wat houdt dat nu eigenlijk in?
En vooral: hoe pak je het aan als je ermee aan de slag wilt?

Wat is opschalen?
Kort gezegd komt het erop neer dat een product of dienst in volume en afname kan groeien zonder dat jouw tijd, energie en kosten even hard (of harder) meestijgen.
Sounds good, maar hoe kun je daar dan invulling aan geven?
Voor online ondernemers betekent dit vaak dat je je kernkennis verpakt in herhaalbaar aanbod (zoals cursussen, toolkits, of memberships services), met duidelijke processen voor toegang, support en facturatie, zodat extra verkoop niet automatisch extra losse uren vraagt.

Weer zo een trend.
Opschalen is typisch zo’n geliefde term die je veel tegenkomt in de ondernemersbubbel. Maar net zoals met funnels, leads en monetization ontstaat de onuitgesproken vraag bij veel mensen wat er nu écht mee bedoeld wordt. FOMO ligt op de loer: veel mensen zeggen te willen ‘opschalen’, zonder scherp te hebben wat het voor hen inhoudt.
Maar opschalen werkt alleen als een bewuste ontwerpkeuze voor jouw bedrijf.

Leuk, maar hoe kom ik daar dan achter?
Of het wat voor jou is, is maar net afhankelijk van hoe je wilt werken.
Het is voor de meeste online ondernemers een heel fijn gegeven als je je corekennis direct en zonder omwegen beschikbaar kunt maken voor iedereen die daar behoefte aan heeft, je daar op een gegeven moment standaard een inkomen uithaalt, en er verder weinig extra werk aan hebt om bij te houden als dat eenmaal is opgezet.
Meestal werkt dit zo: je kiest een vorm die past bij hoe jouw doelgroep leert en koopt (denk aan een cursus, toolkit of templatebundel), maakt de belofte en resultaten concreet, en zorgt dat verwachtingen en leverafspraken helder zijn. Daar kun je vervolgens op verder bouwen naar een schaalbaar aanbod.

De voordelen spreken de meeste mensen wel aan, maar je moet het wel uitdenken en opzetten. Dat vraagt dus om een extra investering in tijd, energie en kosten voordat het eenmaal staat en ook dan moet je het nog wel promoten en van tijd tot tijd updaten of vernieuwen.
Door goed marktonderzoek te doen en met een goede strategie kan het zich op termijn zeker terugbetalen, maar om te weten of opschalen de moeite waard is, is dus ook de vraag in welke fase van ondernemen je zit, of het aansluit bij je doelen en werkvoorwaarden en of je (nu) die extra investering kunt en wilt dragen.

Wat als ik wel wil maar nog niet zover ben?
Het kan natuurlijk heel goed dat je al van plan bent om naar een dergelijke bedrijfsopzet toe te groeien, maar dat je nu nog aan het opbouwen bent of in een fase zit dat je eerst wat meer praktijkervaring wilt opdoen of wilt leren van persoonlijke samenwerkingen. Maar ook als je nu nog niet zover bent (of misschien juist dan) is het slim om daar met vooruitziende blik vast rekening mee te houden in de tools die je gaat gebruiken, om zo later extra werk te besparen. Zo kun je je geleidelijk aan steeds verder focussen op persoonlijke begeleiding of een specialisme, of krijg je eenvoudigweg steeds meer ruimte om iets nieuws uit te proberen.
Je legt dan nu al een fundament die je later kunt uitbouwen zonder opnieuw te hoeven beginnen.

Klinkt als een goed plan, maar hoe pak ik dat aan?
Dit opzetten begint echt bij jouw wensen en behoeften, niet bij wat je er allemaal om je heen over hoort en hoe anderen daar resultaten mee bereikt hebben. Sta daarom eerst stil bij wat je belangrijk vindt, wat je doelen zijn en welke invulling je aan ‘opschalen’ zou willen geven. Heb je dit nog niet (voldoende) helder kun je daar beter eerst voor zorgen, omdat anders de kans groot is dat je investeert in iets dat je niet gaat gebruiken, of daar onndig veel extra tijd aan kwijt bent.
Daarnaast blijven ook de markt, de behoefte van je doelgroep en natuurlijk jijzelf doorontwikkelen en wil je daar rekening mee houden. Alleen al daarom heeft het weinig zin om een trend te volgen en is het belangrijk om in te blijven checken bij jezelf wanneer je iets opzet.
Dit doe je door zo veel mogelijk in kaart te brengen: je doelen, gewenste klantbeleving, levercapaciteit, kwaliteitsstandaarden, supportgrenzen, en je favoriete werkvormen…. Heb je dit eenmaal helder? Dan kun je gaan bouwen.

Het bepalen van de geschikte tools.
Voor online ondernemers valt of staat een schaalbare business op het gebruik van de juiste tools en systemen. Maar hoe bepaal je wat de meest geschikte tools voor jou zijn?
Er worden regelmatig lijstjes gedeeld, waardoor je al snel door de bomen het bos niet meer ziet. Maar het belangrijkste criterium is dus allereerst hoe je wilt werken en waar je energie uithaalt. Dat uitgangspunt bepaalt welke hulpbronnen die mogelijk maken en dat kan voor iedereen anders zijn.

Kijk allereerst naar je basisopzet en beredeneer door naar het totaalplaatje dat jouw bedrijf vormt. Wil je bijvoorbeeld met een online leeromgeving gaan werken? Dan wil je ook dat deze gebruiksvriendelijk is voor je doelgroep, dat er automatisch toegang verschaft kan worden en dat er bijvoorbeeld een koppeling is om geautomatiseerde mails te versturen.

Ik neem je mee in een (basis)opzet en waar je op kunt letten bij het uitzoeken van tools:

Digitale werkomgeving
Je online werkomgeving is de basis van alles wat je doet: documenten opslaan en delen, afspraken maken, planning, to-do-lijstjes, aantekeningen maken, samenwerken, projecten beheren...
▪︎ Kies waar mogelijk een totaaloplossing.
▪︎ Werk in de cloud.
▪︎ Zorg dat je voor het overzicht alles goed kunt koppelen.
▪︎ Ook fijn: automatische integratie bij systemen en andere online tools.
Vermijd onnodig gebruik van aparte tools voor basiszaken zoals klantafspraken, videocalls, vragenlijsten en checklists.

Betaalsysteem
Als je wilt opschalen heb je een betaalsysteem nodig zodat je kunt automatiseren, maar onderschat ook niet de rol ervan in je klantreis.
▪︎ Duidelijk, gebruiksvriendelijk en niet fraudegevoelig.
▪︎ Let op marketing en klantbeleving.
→ Wat zijn de mogelijkheden voor een eigen huisstijl, templates kiezen, en zeggenschap over de layout?
▪︎ Zijn er geïntegreerde koppelingen met andere tools? (denk aan een bedankmail of directe toegang online product)
▪︎ Zijn er conversieverhogende opties?

Platform producten & diensten
Wanneer je online producten verkoopt, vraagt dat om een online platform.
▪︎ Wat is de functie, visitekaartje of verdienmodel?
→ Begin liever eenvoudig: met veel tools of AI kun je al binnen een dag een website of cursus neerzetten.
▪︎ Let op gebruiksvriendelijkheid; wat werkt voor jouw doelgroep?
▪︎ Let op integratie en automatiseringsmogelijkheden, vooral met oog op geautomatiseerde toegang en klantbeheer.

E-mailmarketing / CRM
Met een goed marketingsysteem beheer en segmenteer je klantgegevens, zodat contact heel persoonlijk aanvoelt.
▪︎ Wil je eenvoudig klantbeheer of meer mogelijkheden? Dit gelijk goed opzetten is vaak minder gecompliceerd dan later omzetten.
▪︎ Check de mogelijkheden om te personaliseren. Voor nieuwsbrieven wil je ook een eigen look & feel meegeven.
▪︎ Welke koppelingen en integraties zijn er mogelijk om je verder te helpen?

Dagelijks gebruik en overige tools
Er zijn veel tools beschikbaar voor ontelbare toepassingen, dus neem jouw werk en visie als uitgangspunt en let daarbij op koppelingen en integratie mogelijkheden met andere tools.
Het volgende werkt vaak ook prettig om je werk te ondersteunen:
▪︎ Productiviteitsverhogers / AI
▪︎ Vormgeving / Huisstijlondersteuning
▪︎ Socialmediaondersteuning

Het begint bij je doelen.
Het is heel normaal dat het even zoeken is naar de juiste opzet en je ontkomt er ook bijna niet aan dat je ook dingen gaat uitproberen en opzetten waar later iets anders voor in de plaats moet komen. Dat is het principe van trial & error: alleen door te doen ontdek je wat voor je werkt.
Het beeld is soms dat er ideale strategieën en stappenplannen zijn om dit soort dingen op te zetten, maar de realiteit is dat de meeste ondernemers hierdoorheen moeten voordat ze die ideale strategie voor zichzelf hebben gevonden en dus met anderen kunnen delen. Dat is ondernemen.

De beste manier om dit doelgericht aan te pakken en te voorkomen dat je meer tijd verliest dan nodig is, is door te zorgen dat je je doelen helder hebt en daar realistische actiepunten aan koppelt om daar naartoe te werken. Het opzetten en inrichten van tools kunnen daar een mooi onderdeel van vormen.

Het is begrijpelijk dat je met weinig kennis of ervaring rondom tools en systemen wel uitkijkt naar hoe anderen dat aanpakken en zolang je jouw doelen en behoeften als uitgangspunt blijft nemen is dat ook helemaal prima.

Omdat ik zelf veel tijd heb gestoken om tools eigen te maken voor mijn bedrijf en voor klanten, heb ik een handige gids gemaakt waarin ik alles waar je rekening mee kunt houden voor het uitzoeken van tools heb opgenomen en ook deel welke tools ik gebruik (en waarom). Bekijk of download het direct gratis hier →